Instrukcje i dokumentacja
pierwsze kroki

Witaj!

Ten przewodnik pokarze Ci podstawowe zadania jakie powinieneś wykonać po zalogowaniu się po raz pierwszy do naszego systemu. Dokładny opis wszystkich funkcji danego moduły znajdziesz na stronie głównej dokumentacji w dziale MODUŁY.
Mamy nadzieję, że TachoBank przyniesie Ci wiele korzyści i satysfakcji z pracy. Jeżeli napotkasz problem, którego rozwiązania nie znajdziesz w DOKUMENTACJI skorzystaj z opcji kontaktu i prześlij nam zapytanie. Masz pomysł lub sugestię? Daj nam znać, chętnie dodamy nowe funkcjonalności do TachoBanka.

1. Zaczynamy

Jeżeli twoja firma została właśnie użytkownikiem platformy TachoBank otrzymałeś stosowną wiadomość e-mail na adres podany w formularzu zgłoszeniowym.
Za chwilę zalogujesz się po raz pierwszy. Ale pozwól sobie coś doradzić.

Porada

Zanim dodasz pierwszego użytkownika czy kierowcę. Przeczytaj dokładnie poniższy poradnik. Po pierwsze dlatego, że długo nad nim pracowałem, żebyś nie miał żadnych wątpliwości co właśnie kliknąłeś. Po drugie, że tak będzie bezpieczniej. Dużo bezpieczniej.

2. Pierwsze logowanie

Kliknij w link w mailu. O proszę możesz już ustalić swoje własne tajne hasło, musi mieć przynajmniej jedną wielką literę, jedną cyfrę i jeden znak specjalny. I jeszcze trochę innych literek i cyferek bo musi mieć co najmniej 8 znaków.

Gotowe?

Dla uproszczenia możemy przyjąć, że w każdej firmie zarządzającej hierarchia wygląda tak:

Administrator -> Dyrektorzy Oddziałów -> Analitycy -> Inni

Administrator będzie posiadał wszystkie uprawnienia, natomiast kierowca będzie dysponował tylko cząstką możliwości.

Ostrzeżenie

Tajne to znaczy, że nie piszemy go na żółtej karteczce przyklejonej do monitora.

Wyjaśnienie

Tak naprawdę to TY DECYDUJESZ kto będzie miał jakie uprawnienia, bez względu jak go nazwiesz. Jesteś Administratorem. To znaczy, że możesz zrobić najwięcej ze wszystkich użytkowników w twojej firmie. To oznacza też, że możesz najwięcej napsuć. Ale też naprawić.

3. Zasady dostępu

Abyś mógł bezpiecznie korzystać z naszej platformy musisz najpierw zrozumieć zasady jakie stanęły u podstaw jej tworzenia.

Przypisanie Roli (uprawnienia)

Rola to lista uprawnień dostępu do poszczególnych elementów i funkcji. Raz stworzony zestaw uprawnień można przydzielać różnym użytkownikom.
Pracownik MARCIN - ma przypisaną ROLĘ ANALITYK. Może wykonywać operacje dozwolone przez tą ROLĘ.

Przypisanie Użytkownika

Przypisanie użytkownika polega na udzieleniu mu dostępu do poszczególnych firm.
Pracownik MARCIN może wykonywać operacje ANALITYKA tylko na firmach, do których go przypiszesz. Pamiętaj o hierarchii. Gdy stworzysz Firmę musisz zdecydować kto będzie miał do niej dostęp.

3.1. Zasady dostępu - Role

W przykładzie po prawej stronie widzisz część uprawnień przykładowej Roli. Nazwijmy ją PRAKTYKANT.

Jeżeli pracownik Marek otrzyma rolę PRAKTYKANT to na podstawie zaznaczonych uprawnień będzie:
1. MÓGŁ zobaczyć wszystkie firmy transportowe, do których go przypiszesz.
2. MÓGŁ edytować dane tych firm
3. MÓGŁ korzystać ze specjalnych przycisków skrótów.
ale
4. NIE BĘDZIE MÓGŁ dodać nowej firmy transportowej
5. NIE BĘDZIE MÓGŁ przypisywać licencji na oprogramowanie widzianym firmom
6. NIE BĘDZIE MÓGŁ przypisywać użytkowników ani widzieć pozostałych użytkowników w tych firmach.

Nadal jak widzisz omawiamy uprawnienia w ramach firmy transportowej, więc analogicznie, w firmach do których jest przypisany
1. BĘDZIE widział kierowców i pojazdy
ale
2. NIE BĘDZIE mógł dodawać ani edytować nowych

4. Dziel i rządź

Jako administrator

Teraz jako administrator wykonasz następujące czynności:
4.1. Utworzysz i skonfigurujesz Firmę Zarządzającą (Czyli twoją).
4.2. Utworzysz nowe ROLE dla Dyrektora (przełożonego) i Analityka (pracownika)
4.3. Utworzysz pracownika i przypiszesz mu ROLE - Dyrektor

4.4. Wylogujesz się i zalogujesz ponownie jako dyrektor oddziału.

Jako dyrektor

Jako dyrektor wykonasz następujące czynności
5.1. Utworzysz Firmę transportową i przypiszesz użytkowników do Firmy Transportowej
5.2. Dodasz nowego kierowcę
5.3. Przypiszesz kierowcę z pliku z karty cyfrowej
5.4. Dodasz pojazd
5.5. Przypiszesz pojazd z pliku .ddd

4.1. Firma Zarządzająca - tworzenie

Teraz dodasz swoją firmę jako Firmę Zarządzającą (FZ)
1. Z Menu po lewej stronie, wybierz FIRMY - Firmy Zarządzające
2. W panelu Firmy Zarządzające kliknij przycisk DODAJ
3. Możesz wpisać dane ręcznie, ale najlepiej wpisz numer NIP i naciśnij przycisk DANE Z GUS.
4. Uzupełnij lub popraw dane i kliknij przycisk ZAPISZ.

Brawo! Czas skonfigurować ustawienia twojej firmy.
Przejdź do Kroku 2

ZAKŁADKA: LICENCJE

W tym miejscu będziesz dodawać numery licencji czytników i programów, z których korzystają twoi klienci. My proponujemy aplikację na Smartfony Tachodroid lub na komputery osobiste Aligator.

Dodane tu licencje przypiszesz potem do wybranych Firm Transportowych (FT) dzięki temu, w przypadku nowego kierowcy będzie można zidentyfikować, u kogo odczytał kartę.
Na razie możesz pominąć tą zakładkę

Przejdź do Kroku 3

ZAKŁADKA: Ustawienia SMS/pliki via email

KONFIGURACJA SMS
Te dane poda CI w kopii formularza rejestracyjnego dystrybutor u którego wykupiłeś dostęp. Bardzo ważne jest by wypełnić te pola poprawnie. W innym przypadku SMS nie zostaną przekazane do operatora komórkowego.

KONFIGURACJA SKRZYNKI IMAP
Te dane poda Ci twój informatyk lub jeżeli to ty utworzyłeś dedykowany adres znasz je.

Uwaga 1
Ten adres email np: pliki@twojafirma.pl służy tylko
i wyłącznie do wysyłania na niego plików z kart kierowców
i tachografów cyfrowych. Skrzynka ta jest skanowana przez TachoBank, który kopiuje nowe pliki do systemu.

Uwaga 2
Podaj ten adres swoim klientom. Niech wysyłają na niego pliki z kart i tachografów. Tylko pliki!

Uwaga 3
Ustaw ten adres w urządzeniach do odczytu, które przesyłają do Ciebie pliki ddd.

ZAKŁADKA: Ustawienia domyślnych powiadomień

W tej zakładce ustawiasz domyślne terminy, na podstawie których TachoBank będzie wysyłał przypomnienia SMS.

Dla większości parametrów możesz ustanowić aż trzy przypomnienia. Np.:
PIERWSZE - 5 dni przed terminem
DRUGIE - 3 dni przed terminem
TRZECIE - 1 dzień przed terminem
Pod każdym przypomnieniem dodajesz użytkownika, który będzie otrzymywał te wiadomości

Uwaga 1
Ustawienia te będą kopiowane jako DOMYŚLNE dla wszystkich Firm Transportowych, które stworzysz w ramach Firmy Zarządzającej.

Uwaga 2
Pamiętaj o dodaniu użytkownika, który otrzyma potwierdzenie odebrania pliku przez system.

4.2. Rola - tworzenie

Teraz dodasz ROLĘ dla osoby, która w tej FZ będzie miała największe uprawnienia, ale mniejsze niż Administrator.
Jeżeli to Ty pełnisz taką funkcję zalecamy byś utworzył takie stanowisko dla siebie.

1. Z Menu po lewej stronie, wybierz PANEL - Role-uprawnienia
2. Dodaj nazwę roli- proponujemy Dyrektor
kliknij przycisk ZAPISZ.

Brawo! Czas skonfigurować ustawienia twojej firmy.
Przejdź do Kroku 2

ZAKŁADKA: Uprawnienia

Z rozwijanej listy wybierz NIESTANDARDOWE.
Zobaczysz listę wszystkich możliwych uprawnień w systemie.

Dla Dyrektora zaznaczysz prawie wszystkie.
Ale np w sekcji FirmaZarządzająca odznacz: Dodawanie
Możesz też odznaczyć Masowe Powiadomienia oraz inne uprawnienia, których przypadkowa zmiana będzie niepożądana.
Kliknij Zapisz.

Przejdź do Kroku 3

Uwaga 1
Jeżeli uznasz, że Dyrektor nie ma dostępu do opcji, z której powinien korzystać zawsze możesz jako Administrator Edytować Rolę. Pamiętaj jednak, że ta zmiana dotyczyć będzie wszystkich osób, do których przypisaną tę rolę.

Przejdź do Kroku 4.

Utwórz Rolę Analityka
Ta rola będzie przypisywana pracownikom o stopień niżej niż Dyrektor, obsługującym firmy transportowe.

Przejdź Krok 1 i 2.
Nazwij rolę Analityk i dodaj odpowiednie uprawnienia.

4.3. Użytkownik - tworzenie

Teraz dodasz Użytkownika. Ten Użytkownik będzie miał najwyższe uprawnienia pracownicze w firmie, ale nie tak duże jak Administrator. Podobnie jak w innych systemach, nie zalecamy codziennej pracy z uprawnieniami administratorskimi. Jeżeli to ty jesteś szefem po prostu dodaj siebie jak użytkownika z rolą Dyrektor Oddziału.

Z menu po lewej stronie wybierz PANEL - Użytkownicy

Przejdź do Kroku 2.

1. Kliknij przycisk DODAJ UŻYTKOWNIKA
2. Uzupełnij wszystkie dane pracownika
3. Zwróć uwagę na pierwsze pole Ustaw Użytkownika Nadrzędnego. Wrócimy do tego później.
4. Na dole możesz zaznaczyć czy Użytkownik ma otrzymać wiadomość powitalną na e-mail.

Uwaga 1
Ustaw Użytkownika Nadrzędnego.
Gdy jesteś zalogowany jako Administrator, w tym polu pojawi się domyślnie twój login. Za jakiś czas, gdy wprowadzisz wszystkich pracowników będziesz na tym etapie wskazywał kto komu podlega.
Jeżeli teraz dodałbyś jakiegoś Użytkownika, który normalnie podlega pod Dyrektora czy Kierownika działu to nie będą go widzieli. Ponieważ będzie on podlegał bezpośrednio pod Ciebie, więc w hierarchii będzie ponad Dyrektorem i Kierownikiem.

Przejdź do Kroku 3.

ZAKŁADKA: Ustawienia Hierarchii

Jeżeli przypisałeś niepoprawnie nadrzędnego użytkownika, tutaj możesz zobaczyć kto przed kim odpowiada oraz zmienić to.

4.4 Wyloguj się z systemu i zaloguj ponownie jako dyrektor oddziału.

5.1. Firma Transportowa - tworzenie

Teraz dodasz firmę Firmę Transportową (FT)
1. Z Menu po lewej stronie, wybierz FIRMY - Firmy Transportowe
2. W panelu Firmy Transportowe kliknij przycisk DODAJ
3. Możesz wpisać dane ręcznie, ale najlepiej wpisz numer NIP i naciśnij przycisk DANE Z GUS.
4. Uzupełnij lub popraw dane i kliknij przycisk ZAPISZ. Brawo!

Przejdź do Kroku 2

ZAKŁADKA: Przypisz Użytkownika

Ttuaj zobaczysz wszystkich użytkowników twojej firmy, którzy Ci podlegają.
Zaznacz tych którzy mają mieć dostęp do tej Firmy Transportowej.

Przejdź do Kroku 3

ZAKŁADKA: Ustawienia domyślnych powiadomień

Terminy te zostały skopiowane z ustawień w Firmie Zarządzajacej (4.1. Krok 4).
Dla każdej Firmy Transportowej możesz je jednak modyfikować. W związku z tym wszyscy kierowcy i pojazdy tworzone w ramach bieżącej firmy będą korzystały z tych właśnie ustawień.

5.2. Kierowca - dodawanie ręczne

Teraz dodasz pierwszego kierowcę. Możesz dodać go na dwa sposoby:
1. Ręczny - wpisując wszystkie dane. Np. kierowców, którzy nie posiadają karty kierowcy.

2. Półautomatycznie - pobierając dane z karty kierowcy.

ZAKŁADKA: Kierowcy
1. W zakładce kliknij przycisk DODAJ
2. Wybierz firmę, do której będzie należał ten kierowca
3. Uzupełnij pozostałe dane kierowcy.

Uwaga 1
Sprawdź poprawność numeru telefonu. Na ten numer będzie on otrzymywał SMSy.

Uwaga 2
Kierowca jest identyfikowany po PESEL i NUMERZE KARTY

Uwaga 3
Jeżeli pliki kierowcy są już w systemie, po dodaniu kierowcy zostaną one automatycznie do niego przypisanie.

5.3. Kierowca - dodawanie z pliku

Dodaj pliki kierowcy:
1. Wysyłając je na email, który podałeś podczas konfiguracji Firmy Zarządzającej (4.1. Krok 3)

2. Wykorzystując pole do przesyłania plików na dole serwisu (ten z chmurką)

Przejdź do Kroku 2.

W panelu po lewej stronie w Module Pliki pojawiła się ikona
z liczbą nowych plików
1. Nieprzypisanych
2. Nierozpoznanych

Wejdź w Nieprzypisane. Znajdują się tu wszystkie pliki kierowców, którzy nie są przypisani do żadnej firmy transportowej.

Uwaga 1.
Jeżeli pliki trafiły do folderu Nierozpoznane, przejdź tutaj.

Przejdź do Kroku 3

1. Wybierz firmę do której przypiszesz kierowcę.
2. Uzupełnij pozostałe dane.
3. Po zapisaniu kierowcy jego pliki zostaną automatycznie przypisane.

Uwaga 1
Dodawanie plików przez okienko na dole (z chmurką) nie powoduje wysłania SMSów.
Ta metoda służy do wrzucania dużych ilości danych, co skutkowałoby zbyt dużym wzrostem kosztu.

Uwaga 2
Pierwszy plik, który zostaje przypisany do kierowcy nie wysyła SMS.

5.4. Pojazd - dodawanie ręczne

Krok 1

Dodawanie pojazdu ręcznie i z pliku jest bardzo podobne do dodawania kierowcy.
Dasz radę!

Gratulacje !

Doszedłeś do końca samouczka. Teraz możesz poznawać i używać TachoBank. Jesteśmy przekonani, że nasza platforma przyspieszy i ułatwi twoją pracę.

Dziękujemy, że wybrałeś nasz produkt.